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企業(yè)管理如何做好會議紀要?
2021-07-23
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企業(yè)管理活動中,會務(wù)管理是很重要的一部分。如何做好會議紀要并非是件易事。以下是筆者結(jié)合自身的理解與提煉,整理如何做好一份會議紀要的要點,并以管理心得的形式呈現(xiàn),但愿對職場中有需求的人給予一些幫助。

 

01會議紀要作用與目的

會議記錄就是把會議的基本情況、報告、發(fā)言、決議等內(nèi)容記錄下來,它是在會議過程中,把會議的組織情況和具體內(nèi)容如實地記錄呈現(xiàn)。會議紀要是在會議記錄的基礎(chǔ)上,對會議的主要內(nèi)容及議定的事項,經(jīng)過摘要整理的、需要貫徹執(zhí)行或公布于眾的具有紀實性和指導性的文件,是會議記錄的延伸與升級。

 

會議紀要的目的首先是需要相關(guān)部門貫徹執(zhí)行,進一步跟進與督導工作具有指導性的會務(wù)文件;其次是幫助今后了解情況,總結(jié)經(jīng)驗的重要材料。

 

02會議紀要與會議記錄的區(qū)別

會議紀要高于會議記錄。

 

會議記錄是流水賬式地記錄會上所有參會人的觀點。會議紀要是提煉與濃縮的,格式上是對會議的基本要素如會議時間、地點、參會人、主持人等做簡要記錄,然后以會議做出的若干決定和決策為主線分別展開,大多數(shù)情況無需備注具體人員提出的意見情況,只側(cè)重結(jié)論;即便有分歧意見,也不呈現(xiàn)姓名。會議紀要一般以“會議要求”、“大會要求”等特殊性的稱謂要求。

 

會議紀要比會議記錄更重要。

會議記錄是討論發(fā)言的實錄,僅存檔用的,會議記錄一般不公開,無須傳達或傳閱,屬事務(wù)文書。會議紀要是法定行政公文,只記要點,通常要在一定范圍內(nèi)傳達或傳閱,要求貫徹執(zhí)行。

 

所以,部門內(nèi)部一般是以會議記錄的形式呈現(xiàn),而跨部門的會議一般是以會議紀要的形式呈現(xiàn),會議紀要比會議記錄更重要。企業(yè)管理具體是呈現(xiàn)會議記錄還是紀要視具體情況而定。

 

03會議紀要的主流程

一份完整的會議紀要,要求會議做到以下幾點:

① 會前準備。包括提前了解會議主題、與會人員、會議主持人等,以備提前做好相關(guān)準備。

② 會中注意記錄要點。會議的要點即重點,包括會議決議、討論議題、以及重要與會人員的發(fā)言。特別是重要人員的發(fā)言的記錄是難點。如果有多人發(fā)言,則要把發(fā)言人的名字寫在前,并按發(fā)言先后順序記錄,記錄時要掌握發(fā)言的質(zhì)量,重點要詳細,重復的可略記,但如果是決議、建議、問題或發(fā)言人的觀點要記錄具體詳細。

③ 會后即時整理會議紀要。會后的兩小時快速呈現(xiàn)會議紀要,這一點非重要。不僅是因為會后工作督導跟進要求,更重要的是會后兩小時的記憶是較佳的。

▲附示例圖:企業(yè)常用的會議紀要格式模版

 

 

 

會議記錄的格式:

會議記錄的格式分為會議記錄表頭、會議記錄主體、會議審閱簽名三個部分。

 

記錄表頭的內(nèi)容有:

① 會議主題;

② 會議時間、地點、與會人員、會議主持人、會議記錄人;

③ 列席人員簽到,缺席人員備注;

④ 會議記錄人簽名與審核人簽名;

 

會議記錄要求:

 

做好一份會議記錄,主要要求幾點:

 

記錄快速高效:速記是做好會議記錄的基本要求,信息量大的會議可用錄音筆,會后整理。

 

內(nèi)容反映真實:紀實是會議記錄最重要特性, 不得添加記錄者的主張,不得斷章取義,尤其是會議決定之類的東西。

 

語言條理清晰:書寫清楚,記錄要有條理。

 

突出會議重點:

① 會議記錄突出的重點包括:

② 會議領(lǐng)導的言論或提出的要求;

③ 會議主題展開的有關(guān)討論議題;

④ 會議爭論的焦點;

⑤ 會議開始和結(jié)束前的總結(jié)概括;

⑥ 會議已經(jīng)決議的或議而未決的事項;

 

以上要求僅是一份會議紀要的基本要求,要做好一份好的會議紀要遠不止這些,它還要與記錄人員的語言組織與表達能力,避免會議紀要不出現(xiàn)模糊不清的表達,如比用詞表時間的“下周一”、“明天”、“2/3”等,并盡量避免口語化的表達呈現(xiàn)。唯有如此,并多配合以實際鍛煉,才能把會議紀要做得更專業(yè)、更優(yōu)秀。

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